Jednym z obowiązków nałożonych przez ustawę na gminy jest: „uwzględnienie zadań ochronnych w planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz przy kształtowaniu środowiska”.

Temu zadaniu ma służyć gminna ewidencja zabytków.

Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami w artykule 22. Punkcie 4 tego artykułu mówi: „Wójt (burmistrz, prezydent miasta) prowadzi gminną ewidencję zabytków w formie zbioru kart adresowych zabytków nieruchomych z terenu gminy”. Natomiast punkt 5 określa zakres gminnej ewidencji:

W gminnej ewidencji zabytków powinny być ujęte:
1) zabytki nieruchome wpisane do rejestru;
2) inne zabytki nieruchome znajdujące się w wojewódzkiej ewidencji zabytków;
3) inne zabytki nieruchome wyznaczone przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków.

Ochrona zabytków, które znajdują się na terenie gminy należy do obowiązków samorządu lokalnego. Gminy między innymi mają dbać o: „zapewnienie warunków prawnych, organizacyjnych i finansowych umożliwiających trwałe zachowanie zabytków oraz ich zagospodarowanie i utrzymanie” oraz zapobiegać „zagrożeniom mogącym spowodować uszczerbek dla wartości zabytków”.

Ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami nakłada na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek sporządzenia programu opieki nad zabytkami. Głównym odbiorcą programu jest społeczność lokalna. Dotyczy to nie tylko właścicieli i użytkowników obszarów i obiektów zabytkowych, ale również wszystkich mieszkańców, gdyż zachowane i należycie pielęgnowane dziedzictwo kulturowe wyróżnia obszar gminy i przesądza o jej atrakcyjności.

Opracowanie i uchwalenie programu opieki nad zabytkami nie powinno być traktowane jedynie jako realizacja przez samorząd zadania ustawowego. Wskazane w programie działania powinny być skierowane na poprawę stanu zabytków, ich adaptację i rewaloryzację oraz zwiększenie dostępności do nich mieszkańców i turystów. Jednocześnie mogą przyczynić się do zwiększenia atrakcyjności regionów, podniesienia konkurencyjności oferowanych produktów turystycznych, a także szerszego od dotychczasowego wykorzystania potencjału związanego z zachowanym dziedzictwem kulturowym.

Program opieki nad zabytkami jest opracowywany na 4 lata. Z realizacji programu wójt (burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu) co 2 lata sporządza sprawozdanie, które przedstawia Radzie Gminy (powiatu). Kolejne sporządzane programy opieki powinny uwzględniać pojawiające się nowe uwarunkowania prawne i administracyjne, zmieniające się warunki społeczne, gospodarcze i kulturowe, nowe kryteria oceny i aktualny stan zachowania zasobu oraz prowadzone okresowo oceny efektów wdrażania obowiązującego programu.

Ochrona zabytków, na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych, polega na planowaniu, przygotowaniu i realizacji przedsięwzięć zapobiegawczych, dokumentacyjnych, zabezpieczających, ratowniczych i konserwatorskich, mających na celu ich ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub zaginięciem. Plan jest dokumentem, który szczegółowo określa zamiar działania, sposób realizacji, niezbędne siły i środki oraz czas i koszty wykonania.
Organizację i sposób ochrony zabytków, na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych, planuje się w jednostkach organizacyjnych posiadających zabytki oraz na poszczególnych stopniach administracji, ujmując stan zasobu podlegającego ochronie, zagrożenia, zamiar działania, sposób realizacji, niezbędne siły i środki oraz czas i koszty wykonania w sporządzanych w tym celu w planie ochrony zabytków jednostki organizacyjnej, gminnym planie ochronie zabytków i powiatowym planie ochrony zabytków.
Podstawowym aktem wykonawczym dotyczącym planowania i ochrony zabytków jest rozporządzenie Ministra Kultury z 25 sierpnia 2004 roku o organizacji i sposobie ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych (Dz. U. Nr 212, poz. 2153).
Przepisy rozporządzenia zostały wydane na podstawie upoważnienia określonego w art. 88 ust. 2 Ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. 2020 poz. 282). Rozporządzenie określa postępowanie organów administracji publicznej oraz wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych (w tym dowódców jednostek wojskowych lub równorzędnych struktur i administratorów zabytków sakralnych) posiadających zabytki.
Wskazane przepisy nakładają obowiązek corocznej aktualizacji Gminnych planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych do dnia 31 marca każdego roku, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.

Celem badań historyczno-architektonicznych zabytków nieruchomych – jest rozpoznanie ich pierwotnej formy i struktury oraz analiza kolejnych przekształceń.
Celem głównym powinno być zidentyfikowanie oraz zweryfikowanie wszelkich wartości materialnych i niematerialnych, które dany obiekt posiada i które powinniśmy bezwzględnie zachować. Właściwe rozpoznanie historyczno-architektoniczne obiektu budowlanego prowadzi do wszechstronnej analizy wartości zabytku, jego waloryzacji. W oparciu o te wartości możliwe jest właściwe sformułowanie zasad ochrony danego zabytku i wyznaczenie zakresu możliwej ingerencji w oryginalną substancję zabytku w trakcie wszelkich prac konserwatorskich, restauratorskich czy remontowych, a w szczególności związanych z adaptacją zabytku do nowych funkcji.
Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami badania architektoniczne to „działania ingerujące w substancję zabytku, mające na celu rozpoznanie i udokumentowanie pierwotnej formy obiektu budowlanego oraz ustalenie zakresu jego kolejnych przekształceń”.

Ewidencjonowanie zasobu zabytkowego danej jednostki posiadającej w swoich zasobach zabytki nieruchome bądź ruchome, jest pierwszym i często jedynym krokiem do podjęcia działań związanych z opieką i ochroną konserwatorską. Rzetelna ewidencja zabytkowego zasobu pozwalana na poznanie i analizę posiadanego zasobu oraz zachowanie w formie dokumentacji informacji o danym obiekcie.
Ewidencje zabytków, niezależnie czy jest to ewidencja wyposażenia kościoła filialnego czy zasób zabudowy zabytkowej na terenie powiatu, bezpośrednio przekłada się na zachowanie wiedzy o dziedzictwie oraz bardzo często jest to początek drogi do poprawy stanu zachowania zabytków.
W ramach prowadzonych ewidencji przygotowujemy autorskie wzory kart odpowiadających na potrzeby danego przedsięwzięcia oraz wykonujemy badania, aby możliwie wnikliwie uzupełnić informację o historii i wartościach badanego zespołu.

Bardzo ważną częścią elewacji zabytkowego budynku są jego okna. Ich forma i konstrukcja musi uwzględniać nie tylko funkcje użytkowe (np. ochrona cieplna, przepuszczalność światła), ale także powinna odpowiadać panującym prądom estetycznym. Okna, podobnie jak inne elementy wystroju, posiadają wartości zabytkowe i dlatego powinny podlegać ochronie. Obecnie daje się jednak zauważyć znaczne zwiększenie tempa i skali niszczenia zabytkowych
okien oraz wymiany dawnych rozwiązań na nowe.
Należy stwierdzić, że mimo ogólnego rozpoznania przemian dawnych rozwiązań i sformułowania metod postępowania konserwatorskiego nadal nie wypracowano i nie zastosowano w praktyce reguł kompleksowej ochrony dawnych okien. Wydaje się, że wobec braku możliwości naprawy większości zniszczonych okien, jedynym skutecznym sposobem ich konserwacji jest ochrona przez dokumentację (szczególnie dotyczy to rozwiązań bezpowrotnie niszczonych). Od właścicieli i zarządców nieruchomości zabytkowych zależy, czy dawne okna będą bardziej świadomie chronione i zachowywane. Należy także podkreślić, że winno się dokumentować i konserwować zabytkowe rozwiązania na terenie całej Polski, a nie tylko w rejonach, na terenie których działają zajmujący się tą problematyką specjaliści.
Jeżeli już zapada decyzja o wymianie stolarki na współczesną, bezwzględnie należy dokumentować stare stolarki (rysunki, fotografie). Każdy budynek trzeba badać indywidualnie.

System ochrony zabytków w Polsce definiuje Ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Określa ona procedury i zasady, które mają na celu zabezpieczenie i właściwe zachowanie naszego dziedzictwa. Organizowane szkolenia pomogą właścicielom i zarządcom nieruchomości zabytkowych poznać zasady funkcjonowania tych przepisów w praktyce. Ponadto zakres szkoleń rozszerzony jest także o obowiązki, jakie inne przepisy prawa nakładają na właścicieli i zarządców zabytków oraz o codzienne czynności jak np. dbanie o porządek w kościołach, aby nie zniszczyć przy tym zabytkowej materii.

Mieszkańcy kulturowo bogatych obszarów bardzo często nie znają wartości jakie posiada ich wieś, miasto czy skrawek podwórka. Dlatego tak powszechnie niedoceniane jest ponadpokoleniowe dziedzictwo. Bardzo często nie wypływa to z ignorancji czy małej wartości danych obiektów. Powodem jest nieświadomość, że częścią otaczającego dziedzictwa są także mieszkańcy i ich własna historia tworzy nowy rozdział dziedzictwa kultury.

Poprzez autorskie projekty staramy się uświadomić mieszkańców o wartości, która posiadają obiekty, znajdujące się „w sąsiedztwie”.

Każde województwo, miasto, wieś czy obszar posiada swoją historię, która stanowi jego dziedzictwo. Odpowiednie wyeksponowanie tego dziedzictwa może stanowić zarówno formę zachowania tego dziedzictwa, ale także wspaniałą promocję regionu. Wydawane tak powszechnie przez samorządy biuletyny, informatory czy publikacje są bardzo często opracowane bez podstaw w przekazach źródłowych i powielają, przyjęte błędy.

Właściwe opracowanie historii poszczególnych obiektów czy wydarzeń, stanowić będzie solidną podstawę do stworzenia materiałów promocyjnych. Materiały takie przyczynią się z jednej strony do zachowania dziedzictwa kulturowego, ale mogą także stanowić wspaniały materiał promocyjny gminy, miasta, czy regionu.

Podstawą ustalenia wartości zabytku powinna być wnikliwa analiza źródłowa, badania oraz analiza porównawcza, powołująca inne obiekty, wydarzenia, zjawiska, osoby mogące mieć wpływ na ocenę badanego obiektu. Bardzo często wymaga to współpracy specjalistów z różnych dziedzin nauki.

Dopiero wówczas możemy ocenić jaką wartość posiada dany obiekt. Wiek nie jest jedynym wyznacznikiem służącym do określenia wartości zabytku.
Nie wszystko bowiem co przekroczyło dany wiek, bądź posiada wartości estetyczne musi podlegać ochronie prawnej. W odwrotnej sytuacji, bardzo często obiekty niepozorne mogą posiadać ogromną wartość i powinny zostać objęte ochroną.

Inwentaryzacja pomiarowo-rysunkowa stanowi podstawę służącą identyfikacji historii budowlanej zabytku, a także w szerszym kontekście również całej historii architektury i budownictwa. Często jest wykorzystana do opracowania projektu budowlanego i wykonawczego. Stanowi podstawę do badań architektonicznych zawierających rysunki analityczne, rysunkowe rozwarstwienie i rysunkową rekonstrukcję; badań mykologicznych; badań statycznych; badań stratygraficznych; projektu koncepcyjnego; projektu budowlanego; projektu wykonawczego a także projektu powykonawczego.

W wielu przypadkach, inwentaryzacja pomiarowo-rysunkowa, stanowi jedyny trwały ślad po zabytkach, które uległy zniszczeniu. Jest często jedynym dokumentem przekazującym autentyzm historyczny, danych obiektów.

Studium ochrony wartości kulturowych miasta/gminy jest materiałem wyjściowym do formułowania prawidłowych ustaleń ochrony obszarów i obiektów zabytkowych w dokumentach planistycznych wykonywanych przez organy państwowe i samorządowe, stanowi także podstawę do egzekwowania określonego w studium zakresu ochrony zabytków objętych opracowaniem przez właściwe organy konserwatorskie.

Celem opracowania jest zdefiniowanie zasobu zabytkowego na danym obszarze, zdiagnozowanie jego wartości i stanu zachowania oraz określenie wniosków konserwatorskich, tj. zasad i zakresu ochrony obiektów i obszarów.